Dalam menjalankan bisnis, pengeluaran atau expense adalah bagian yang tidak dapat dihindari. Pengelolaan keuangan yang buruk dapat menyebabkan kebocoran dana dan ketidakseimbangan kas yang berujung pada masalah keuangan serius. Oleh karena itu, pelacakan pengeluaran (expense tracking) menjadi langkah krusial untuk memastikan bisnis berjalan dengan efisien.
Bagi bisnis kecil, pelacakan pengeluaran masih bisa dilakukan secara manual. Namun, ketika bisnis berkembang dan transaksi semakin kompleks, menggunakan expense tracker berbasis aplikasi atau software menjadi solusi yang lebih praktis dan akurat.
Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai expense tracker, mulai dari pengertiannya, cara kerjanya, manfaat, hingga rekomendasi aplikasi terbaik untuk membantu bisnismu.
Apa Itu Expense Tracker?
Secara sederhana, expense tracker adalah alat atau aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola pengeluaran bisnis. Dengan aplikasi ini, kamu bisa mengetahui aliran kas bisnis secara rinci, termasuk pemasukan, pengeluaran, dan saldo terkini.
Sebagai pengganti metode pencatatan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, expense tracker memungkinkan pencatatan otomatis dengan fitur integrasi ke rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi bisnis.
Beberapa aplikasi expense tracker bahkan dilengkapi fitur analisis keuangan, yang membantu pemilik bisnis memahami pola pengeluaran serta menyusun strategi keuangan yang lebih efektif.
Baca Juga: 2025, Cara Paling Cepat Tambah Followers Instagram dan TikTok
Cara Kerja Expense Tracker
Expense tracker bekerja dengan beberapa langkah utama:
1. Input data transaksi
Pencatatan pengeluaran dapat dilakukan secara manual (dengan spreadsheet) atau otomatis (melalui integrasi dengan rekening bank dan kartu kredit).
2. Klasifikasi pengeluaran
Pengeluaran dikategorikan seperti biaya operasional, pemasaran, transportasi, modal, dan pajak.
3. Perbandingan dengan anggaran
Aplikasi expense tracker membandingkan pengeluaran dengan anggaran yang telah ditetapkan untuk menghindari pemborosan.
4. Analisis keuangan
Menyediakan laporan arus kas, laba rugi, dan biaya operasional untuk membantu pengambilan keputusan.
5. Optimalisasi pengeluaran
Berdasarkan laporan yang tersedia, bisnis dapat mengurangi biaya tidak efisien dan menyesuaikan anggaran.
Manfaat Menggunakan Expense Tracker
Menggunakan expense tracker memiliki banyak keuntungan bagi bisnis, di antaranya:
1. Pengelolaan keuangan lebih akurat
Expense tracker membantu bisnis menghindari kesalahan input akibat proses yang manual, sehingga kamu bisa menghindari kerugian yang potensial terjadi.
2. Waktu dan biaya lebih efisien
Dengan expense tracker digital, tentu proses manual bisa dieliminasi, sehingga mulai dari input hingga pelacakan bisa dilakukan lebih cepat. Terlebih, tidak perlu banyak orang untuk mengerjakan proses ini, jadi kamu sebagai pebisnis pun dapat lebih hemat.
3. Budgeting lebih terkontrol
Expense tracker dapat membantumu menjaga agar pengeluaran tidak lebih dari batas yang ditetapkan, khususnya yang punya pengaturan limit dan reminder terkait pengeluaran bisnis. Jadi, tak perlu khawatir boncos dalam pengeluaran.
4. Membantu bisnis mengambil keputusan lebih akurat
Dengan data keuangan yang tersaji secara real-time, bisnis dapat membuat keputusan lebih cepat dan berbasis data.
Baca Juga: Cara Mengaktifkan Facebook Pro dan Dapat Cuan dari tiap postingan
Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker Terbaik
Berikut beberapa aplikasi expense tracker yang dapat membantu bisnismu:
1. Paper.id
Paper.id adalah platform yang tidak hanya berfungsi sebagai sistem invoicing dan pembayaran digital, tetapi juga memiliki fitur expense tracker yang memungkinkan pencatatan pengeluaran secara otomatis.
Keunggulan utama dari Paper.id adalah integrasinya dengan sistem invoice digital dan rekonsiliasi otomatis, sehingga memudahkan bisnis dalam mencatat setiap transaksi tanpa perlu input manual.
Terlebih lagi, ada 30+ opsi pembayaran yang lengkap, mulai dari transfer bank, QRIS, Virtual Account, e-wallet, marketplace, dan juga kartu kredit tanpa perlu mesin EDC!
Paper.id cocok untuk bisnis kecil hingga menengah, apalagi yang baru mulai menggunakan bantuan tools untuk bisnisnya agar lebih praktis dan optimal lagi.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id dengan klik di sini!
Jangan lupa, kamu bisa menikmati fitur-fiturnya secara gratis, termasuk expense tracker, jika registrasi ke Paper.id. Daftar sekarang, ya!
2. QuickBooks
QuickBooks adalah solusi akuntansi lengkap yang banyak digunakan oleh bisnis kecil dan menengah.
Aplikasi ini memiliki fitur pelacakan pengeluaran otomatis, pengelolaan pajak, serta integrasi rekening bank dan kartu kredit yang mempermudah proses pencatatan transaksi bisnis.
Dengan dasbor yang mudah dipahami oleh pemula, QuickBooks memungkinkan pengguna untuk memonitor cash flow dan menyusun laporan keuangan dengan mudah.
3. Xero
Xero sangat cocok untuk bisnis yang beroperasi secara internasional karena mendukung multi-mata uang dalam pencatatannya.
Selain itu, aplikasi ini terintegrasi dengan lebih dari 800 aplikasi bisnis lainnya, memungkinkan bisnis untuk menyinkronkan keuangan mereka dengan berbagai alat lain seperti sistem POS dan aplikasi manajemen inventaris.
Fitur otomatisasi pelaporan keuangan membuatnya menjadi pilihan tepat bagi startup dan bisnis berbasis layanan.
4. Zoho Expense
Zoho Expense dirancang untuk perusahaan dengan banyak karyawan, terutama yang membutuhkan sistem pencatatan dan manajemen reimburse yang efisien.
Aplikasi ini memiliki fitur pemindaian struk otomatis, pengelolaan kebijakan pengeluaran, serta persetujuan biaya otomatis, yang dapat mengurangi beban administratif dalam laporan keuangan.
Dengan sistem otomatis ini, manajemen perusahaan dapat lebih mudah mengontrol pengeluaran karyawan dan memastikan bahwa anggaran tetap terjaga.
5. Expensify
Expensify adalah pilihan ideal bagi bisnis yang sering melakukan perjalanan dinas atau memiliki tim sales di lapangan.
Aplikasi ini memiliki fitur unggulan seperti pemindaian struk otomatis, integrasi dengan kartu kredit perusahaan, serta pembuatan laporan perjalanan secara otomatis.
Expensify memungkinkan tim keuangan untuk mengontrol dan memverifikasi pengeluaran perjalanan secara real-time, sehingga meningkatkan efisiensi dalam manajemen keuangan bisnis.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Invoice Generator untuk Bisnis, Gratis!
Demikianlah penjelasan tentang expense tracker yang sangat penting untuk mengelola keuangan bisnis baik kecil maupun besar. Dengan menggunakan aplikasi expense tracker, bisnis dapat mencatat, menganalisis, dan mengoptimalkan pengeluaran secara lebih efisien dan akurat.
Jadi, ada baiknya kamu mulai menggunakan expense tracker untuk memastikan keuangan bisnis tetap sehat dan terorganisir.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan BisnisOn