Dunia Virtual assistant (VA) menjadi trending job akhir-akhir ini. Bagaimana tidak, banyak orang tertarik menjadi VA karena kemudahan kerja, gaji yang menggiurkan bahkan bisa dollar termasuk efek iklan training dan peluang menjadi VA secara remote dan bekerja dimana saja.
Dan artikel kali ini akan mengulas tentang apa, bagaimana, dan tantangan ketika Anda masuk ke dunia VA. Langsung disimak ya.
Dunia Virtual Assistant (VA)
VA adalah sebuah pekerjaan yang membantu dalam hal administrasi, dukungan manajerial seperti mengatur meeting, jadwal kerja, sosial media, dokumen, dll dan bekerja melalui dukungan email, video zoom/google meet dan yang paling menarik adalah bahwa waktu kerjanya yang fleksibel karena dapat dikerjakan dari mana saja atau remote.
VA bekerja dengan mengandalkan berbagai tools pendukung yang akan memudahkan pekerjaan seperti:
- Google Calendar, tools ini untuk mengingatkan jika ada meeting, deadline yang harus dikerjakan. Google Calendar juga bisa digunakan untuk lintas bahasa dan negara. Tools ini juga membantu untuk mengingatkan ketika ada jadwal meeting, deadline dll
- Google Meet/Zoom. Anda dapat menggunakan google meet atau zoom untuk rapat atau koordinasi online. Pastikan untuk sinkronisasi waktu meeting dan sinyal internet Anda stabil ketika melakukan Google Meet.
- Google space, tools ini seperti Whatsapp yang fungsinya untuk mengkoordinir pekerjaan, chat, briefing sesuai dengan kategori pekerjaan masing-masing.
- Menggunakan aplikasi Trello/Slack untuk memanajerial pekerjaan Anda. Untuk memisahkan pekerjaan per sub bagian, kategori dan waktu pengerjaan. Tools ini dapat disinkronkan dengan perangkat device Anda maupun klien. Pastikan untuk diskusi dengan klien terkait tools apa saja yang biasa mereka gunakan, hal ini untuk menambah kenyamanan mereka ketika bekerja dengan kita.
- Google translate untuk memudahkan Anda mengerti bahasa klien terutama jika Anda masih belum lancar/fasih dalam bahasa mereka. Selalu sedia google translate untuk komunikasi yang lebih lancar.
Bagaimana Virtual Assistant Bekerja
Virtual assistant bekerja secara remote dengan menggunakan teknologi pendukung. Dan berikut ada beberapa tahapan ketika Anda mulai bekerja menjadi VA klien lintas negara dan bahasa:
- Onboarding (Tahap Persiapan). Pastikan melakukan meeting online untuk mempelajari goal pekerjaan, jenis tugas apakah administratif, manajerial, teknis atau kreatif. Lakukan pendataan akses kerja seperti email, sosial media, akun-akun aplikasi lainnya yang akan tersinkronisasi dengan device klien.
- Setup sistem kerja (mulai setting akun-akun yang terhubung dengan pekerjaan dan share akses). Pastikan Anda sudah masuk ke akun-akun tersebut sebelum hari H pekerjaan dimulai, hal ini untuk meminimalisir kesalahan, salah password maupun verifikasi.
- Anda membuat alur kerja harian, Quality Control (untuk laporan harian, mingguan bahkan bulanan sebelum klien mengecek ulang pekerjaan Anda),
Selain diatas, ada beberapa hal yang menjadi tantangan dan hambatan ketika Anda bekerja sebagai VA. Berikut adalah tantangan menjadi seorang ketika masuk ke dunia virtual assistant:
Tantangan yang paling banyak dihadapi oleh VA adalah sebagai berikut:
- Perbedaan zona waktu apalagi jika Anda mendapatkan klien dari negara lain apalagi perbedaan benua
- Perbedaan budaya kerja, hal ini bisa menjadi penghambat karena ada perbedaan yang kentara. Untuk mengatasi hal ini maka sebelum Anda menerima pekerjaan, pastikan untuk mempelajari budaya kerja negara klien seperti: cara bekerja, bagaimana jika tidak sesuai target, apakah mereka tipe saklek dll
- Komunikasi yang terkadang miss/error karena faktor budaya, bahasa, perbedaan waktu dan sinyal yang bisa menjadi penghambat pekerjaan Anda. Pastikan Anda sudah memiliki backup planning dan solusi atas permasalahan tersebut
- Keamanan data, gunakan password yang aman antara kombinasi huruf, angka, dll. Jangan gunakan tanggal lahir atau nama anak sebagai password. Gunakan keamanan 2FA untuk lebih safety.
Melihat tantangan diatas, maka bisa dibilang bahwa pekerjaan VA bukanlah hal mudah dan bukan pula hal sulit jika kita mampu memberikan solusi dan komunikasi yang tepat. Dan yang paling penting adalah bangun budaya kerja dan ekspektasi antara Anda dengan klien ketika Anda memilih masuk ke pekerjaan virtual assistant.
Jika Anda mencari jasa SMM Panel Terbaik, jasa like/follow/share sosial media untuk melengkapi portofolio, maka sudah saatnya mempercayakan pada BisnisOn.com.